De gekwalificeerde elektronische handtekening van de beëdigd vertaler vervangt de officiële fysieke stempel.
Een legalisatie is noodzakelijk voor elk later gebruik van beëdigde vertalingen als juridisch geldig document in België en in het buitenland.
Beëdigd vertalers en vertalers-tolken legaliseerden tot 30 november 2022 zelf hun beëdigde vertalingen van officiële documenten bestemd voor gebruik in België, met een officiële fysieke stempel. Deze stempel is op 1 december 2022 vervangen door de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk.
Beëdigd vertalers en vertalers-tolken plaatsen voortaan, naast hun fysieke handtekening, hun elektronische handtekening op hun beëdigde vertalingen. De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is gemachtigd om een scan van zijn of haar fysieke handtekening te plaatsen op de elektronische vertaling.
Vertaling bestemd voor België, of voor gebruik in een ander land waarvoor vrijstelling van legalisatie geldt
De beëdigde vertalingen van officiële documenten bestemd voor gebruik in België worden gelegaliseerd met de elektronische handtekening van de beëdigd vertalers of vertalers-tolken. Er is verder geen legalisatie noodzakelijk.
Vertaling bestemd voor gebruik in buitenland
De beëdigde vertalingen bestemd voor gebruik in het buitenland moeten, tenzij anders bepaald, gelegaliseerd worden door de federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Elke beëdigd vertaler of vertaler-tolk die een elektronische handtekening heeft, moet zijn beëdigde vertalingen voortaan rechtstreeks digitaal ter legalisatie opladen naar de website van de FOD Buitenlandse Zaken.
Niet alle beëdigd vertalers en vertalers-tolken hebben een elektronische handtekening. Voor hen is een specifieke procedure voorzien.
Geldigheid van een beëdigde vertaling
Overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek moeten de beëdigd vertalers en vertalers-tolken hun vertalingen beëindigen met vermelding van de volgende gegevens (in de opgegeven volgorde):
- "Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op ……";
- Identificatienummer (nummer beginnend met VTI ......);
- Handgeschreven handtekening of de afbeelding ervan;
- Voornaam en naam;
- Titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
- Gekwalificeerde elektronische handtekening.
De gekwalificeerde elektronische handtekening van de vertaler wordt vervangen door de elektronische handtekening van de FOD Justitie voor degenen die niet elektronisch kunnen ondertekenen.
Legalisatie van documenten bestemd voor België
De beëdigd vertalers en vertalers-tolken legaliseren zelf de beëdigde vertaling van officiële documenten bestemd voor gebruik in België, met hun elektronische handtekening.
De legalisatie is pas geldig als de beëdigd vertaler of vertaler-tolk zijn vertaling op correcte wijze heeft beëindigd overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek. (zie Geldigheid van een beëdigde vertaling)
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is gemachtigd om een scan van zijn fysieke handtekening te plaatsen op de vertaling die gebruikt wordt in elektronische versie.
Als de vertaling wordt gebruikt in papieren versie, drukt de vertaler de vertaling met de elektronische stempel af en plaatst daarop zijn fysieke handtekening. De procedure van digitale legalisatie heeft de voorkeur.
Bevoegdheid van een beëdigd vertaler of vertaler-tolk
Een beëdigd vertaler of vertaler-tolk mag zijn beëdigde vertaling enkel legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij of zij opgenomen is in het nationaal register.
Als een beëdigd vertaler of vertaler-tolk een vertaling van of naar een taal legaliseert waarvoor die niet gevalideerd is in het nationaal register, kan die overeenkomstig artikel 555/12, §1 van het Gerechtelijk Wetboek, gestraft worden met een schorsing of met de schrapping uit het nationaal register.
Legalisatie van documenten bestemd voor het buitenland
De federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking legaliseert de beëdigde vertalingen bestemd voor gebruik in het buitenland.
Om een legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te krijgen, moet u de te legaliseren vertaling altijd samen met het originele exemplaar of met een kopie van de brontekst opsturen. Voor verdere informatie kunt u per e-mail contact opnemen met de FOD Buitenlandse Zaken: [email protected].
- De FOD Buitenlandse Zaken plaatst een elektronische legalisatie op een elektronisch document of op een gescande versie van een papieren document als ze elektronisch ondertekend zijn.
- De FOD Buitenlandse Zaken plaatst een fysieke legalisatie op het originele exemplaar van een beëdigde vertaling of op de kopie van het originele exemplaar van een beëdigde vertaling die vooraf is gelegaliseerd door de FOD Justitie.
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk die zijn beëdigde vertaling ondertekende met zijn identiteitskaart kan, als die daartoe gemachtigd is door de FOD Justitie, zelf de beëdigde vertaling in pdf-formaat uploaden op het elektronisch platform e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.
De beëdigde vertaling moet geüpload worden met een kopie van het originele exemplaar van het vertaalde document. Elke vertaling die een beëdigd vertaler of vertaler-tolk uploadt op dit platform beschouwt de FOD Justitie als gevalideerd.
De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is enkel gemachtigd om de beëdigde vertalingen die hij of zij zelf met de identiteitskaart ondertekende te uploaden op de website e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. Elk ander document zal de FOD Buitenlandse Zaken weigeren.